في هذا المقال سنتعرف على مصفوفة الأولويات التي وضعها "استيفن كوفي" في كتابه الشهير " العادات السبع للناس الأكثر فعَّالية".
أهمية هذه المصفوفة تكمن في كون المسؤوليات والمهام التي نسعى لتحقيقها قد لا يكفيها الوقت والجهد المتاحين لنا، حتى عند الناس الأكثر فعاَّلية (الفعالية ليست كثرة الأفعال فهناك الكثير من الناس كثير الأفعال ولكن أفعاله قليلة الفاعلية وبلا نتائج). نظرا لأن الوقت والجهد المتاح قد لا يكفي للقيام بالمسؤوليات المطلوبة والمهام اللازمة فمن هنا توجب علينا أن نعطي الأولوية في بذل الوقت والجهد للأمور الأهم والتي ستعطينا النتائج المطلوبة.
إن مصفوفة الأولويات هي أفضل طريقة لإدارة الوقت والنفس وذلك لكونها تصنف المهام والمسؤوليات التي نقوم بها على أساس عاملين : الأهمية والاستعجال.
فمصفوفة الأولويات تقسم المهام من حيث الأهمية والاستعجال إلى أربعة أقسام، ولا يمكن أن يوجد قسم خامس.
1 ـ عاجل ومهم (مربع الطوارئ) : مهام وضغوطات العمل، معالجة أزمات أو مشكلات، مشاريع وأعمال لها وقت محدد، ويسمى هذا المربع بمربع الطوارئ وهو يجعلك تعتاد على معالجة الأزمات ( فيعطيك انطباعا زائفا بأن ما تقوم به سيحقق لك النجاح). الانشغال بهذه الطوارئ لابد منه، ولكنه بكل تأكيد ليس هو الطريق الذي ستحقق من خلاله النجاح.
للأسف هناك من يزيد عليه حجم الطوارئ ، فعلى مثل هؤلاء أن يعلموا بأن الحياة لن تبخل عليهم بالطوارئ ولذا فلا حاجة لهم بزيادتها. فمثلا الطالب الذي يؤخر المراجعة إلى ليلة الامتحان يدخل المراجعة في مربع الطوارئ لأنه في ليلة الامتحان يجب عليه أن يعلن حالة الطوارئ حتى يتمكن من مراجعة المادة التي سيمتحن فيها غدا. تصور أنه في ليلة الامتحان حصل طارئ آخر!؟
2 ـ غير عاجل و مهم (مربع الفعالية): استعداد للمستقبل؛ تخطيط ؛ تطوير؛ اكتساب مهارات جديدة؛ منع حدوث مشكلات متوقعة. هذا المربع لا يتحكم فينا بل نحن هم من يتحكم فيه، والانشغال به يميز الناجحين والأشخاص الأكثر فعالية عن غيرهم. الطالب الذي يراجع من قبل موعد الامتحان بفترة لن يحتاج لإعلان الطوارئ ليلة الامتحان. الطالب الذي يستعد للمنافسة في سوق العمل من قبل التخرج من خلال تعلم لغة جديدة أو التدرب على برامج في الحاسوب ..الطالب الذي يفعل ذلك يشتغل في مربع الفعالية، وسيجد نفسه عندما ينافس زملاءه مستقبلا في مسابقات التوظيف أنه أكثر تأهيلا منهم للفوز في المسابقات والحصول على وظيفة من الوظائف المتاحة.
3ـ عاجل وغير مهم ( مربع الخداع): فعلا هذا المربع هو مربع الخداع فهو يجعلنا نستجيب لأولويات الآخرين وليس بالضرورة لأولوياتنا. وربما يكون أهم مثال عليه هو أن تكون هناك مباريات في كرة القدم وأن تجعلها من المهام العاجلة التي لابد أن تتابعها، وذلك في وقت تترك فيه ممارسة الرياضة التي هي ليست من المهام العاجلة ولكنها في غاية الأهمية لصحتك ولمستقبلك.
4 ـ غير عاجل وغير مهم ( مربع الضياع): الانشغال بمهلكات الوقت كمتابعة مسلسل مدبلج من مئات الحلقات.. هذا المربع يمنحك سعادة مؤقتة تعقيها تعاسة دائمة.
إن توزيع الوقت بالنسبة للناس العاديين يكون على النحو التالي:
¼ للنوم؛
¼ للجانب الشخصي؛
¼ للجانب الاجتماعي؛
¼ عمل وانجاز.
فحسب هذا التوزيع فأنت لا تجد إلا ست ساعات للعمل والإنجاز، فلذا عليك أن تخصص جلها للمهام غير العاجلة والمهمة أي مربع الفعالية، وبذلك ستحقق إنجازات كبيرة تضعك في صفوف الناجحين.
يتواصل بإذن الله..
لمشاهدة الحلقة الخامسة من برنامج نصف خطوة:
https://youtu.be/FIJhSlUTAeQ
