لا بد من وجود خطة، ويعتقد البعض أن لا أهمية من عمل التخطيط بأكمله ويعتبرونه غير ضروري تمامًا. لا يستطيع أحد العمل بدون التخطيط على الإطلاق لأننا غارقون بالمعلومات.
حسنًا ... ربما هناك أيضًا حل وسط. ومع ذلك، ليس هناك شك في أن مدير أي مشروع لا يمكنه تجنب التخطيط والخطط؛ وذلك من اجل تكون قادرًا على تنظيم نفسك على الإطلاق - وأيضا لأن هناك ببساطة التزامات عليك وتوقعات من الاخرين تأتيك من الخارج.
و من الجيد معرفة أفضل طريقة للقيام بذلك.
هناك منهج رائع بسيط تسير به خطوة بخطوة مكون من سبعة أسئلة لادارة اي المشروع:
أين؟ لماذا ؟ ماذا؟ من؟ كيف؟ الى متى؟ كم؟
من خلال الإجابة على هذه الأسئلة، تتم إضاءة المشروع من كل مكان. ألق نظرة فاحصة على مجالات الموضوع:
نبدأ من السؤال الأول (أين؟) ذلك يعني أين تقف في المشروع؟
قبل أن تبدأ حقًا، يجب أن تفكر في الوضع الأولي، لأنه حتى إذا كان المشروع يحتوي على الكثير من المعلومات والمهام الجديدة لك، فهناك الكثير منها بالفعل - وغالبًا ما يتم نسيانه.
وفي هذه الحالة يمكنك الاستفادة من هذه الأسئلة:
-ما هي المعلومات المتوفرة بالفعل؟
-ما هي النقاط الواضحة وغير الواضحة؟
-من يشارك بالفعل؟
-ما حدث بالفعل
-ما هي نقاط القوة والضعف التي يجب مراعاتها؟
ثم نتناول السؤال الثاني وهو لماذا؟ ويعني لماذا تريد تنفيذ هذا المشروع؟
من المهم بشكل خاص النظر في فوائد المشروع لأنه يمكن استخدامه أيضًا للإعلان عن المشروع مرارًا وتكرارًا. إذا كانت الفوائد واضحة، يمكن استحضار الحجج مرة أخرى في مواقف المشروع الصعبة.
أسئلة مفيدة
-ما هي فوائد المشروع؟
-ما هي الآثار الإيجابية التي نأملها؟
-متى ستؤتي الاستثمارات ثمارها؟
-ما الفرص التي يمكن أن يفتحها المشروع؟
السؤال الثالث: ماذا؟ ما الذي نريد تحقيقه في المشروع؟
نصل إلى ربما أهم نقطة في القائمة بأكملها: ماذا! لقد كتبت عن أهمية أهداف المشروع - وانت محق في ذلك، لكن بدون فكرة واضحة عما يجب تحقيقه بالضبط، تصبح إدارة المشروع لعبة حظ. بعد كل شيء ، لا أحد يعرف بالضبط إلى أين يتجه.
تزداد احتمالية سوء الفهم والتضارب بين العميل والمتلقي بشكل ملحوظ إذا لم يكن هناك اتفاق على ما في المشروع. في النهاية، من يريد أن يقرر ما إذا كانت نتيجة المشروع قد تحققت عندما يكون لدى الجميع ضمنيًا فكرة مختلفة عن النتيجة؟
أسئلة مفيدة
ما هي القيم المستهدفة الرئيسية الموجودة في المشروع؟
ما هي اهداف المشروع؟
ما هي الأهداف التي لا يتم متابعتها في المشروع؟
ما هي النتائج التي يجب أن تكون متاحة بعد انتهاء المشروع؟
السؤال الرابع: من؟ ويعني من يشارك في المشروع؟
خذ نفس عميق! بعد ماذا و لماذا، فالخطوات التالية هي تقريبًا لعبة أطفال. في هذه الخطوة، يتم ربط جميع الأشخاص أو مجموعات الأشخاص الذين هم على صلة بالمشروع، يمكن أن يكون هؤلاء الأشخاص الذين يعملون معك بشكل مباشر، ولكن أيضًا الأشخاص الخارجيين (مثل المقيمين معك) أو الأشخاص المهتمين.
الهدف في هذه الخطوة: إنشاء هيكل تنظيمي متين في الفريق، والعثور على المؤيدين، وإشراك المعارضين من خلال التدابير المناسبة حتى لا يتعرض نجاح المشروع للخطر.
أسئلة مفيدة
- من يشارك في المشروع؟
- ما هي الأطراف الأخرى المشمولة أو المهتمة التي يجب مراعاتها؟
- من هم الداعمون للمشروع؟
-كيف يتم تنظيم فريق المشروع؟
-ما هي القواعد التي يعمل عليها الفريق معًا؟
السؤال الخامس: كيف؟
كيف ننظم المشروع؟
تم تعيين إطار العمل - الآن أصبح مضمونًا! وفي هذه الخطوة، يتم وضع المشروع في هيكل يسهل العمل معه، بدلاً من مهمة كبيرة ومربكة، ويتم وضع المهام الفرعية خطوة بخطوة ويتم تقديمها بشكل مرسوم. هذا يقلل من التعقيد المتصور ويشكل الأساس لمزيد من التخطيط: الجهد والتكاليف لحزمة واحدة هم أسهل لعملية التقدير من المشروع الكلي العام غير القابل للإدارة.
أيضاً المخاطر يجب أن تتم مراعاتها! لماذا مع كيف؟ لأن التدابير يتم تحديدها دائمًا للتعامل مع المخاطر. كما أنها تتسبب في جهد وتكاليف - ويجب أن تظهر أيضًا في هيكل المشروع هذا.
أسئلة مفيدة
-ما المهام التي يجب القيام بها في المشروع؟
-كيف يمكن تنظيمها هرميًا في المشاريع الفرعية؟
-ما هي المخاطر التي يمكن أن تعرض نجاح المشروع للخطر؟
-ما هي الإجراءات التي يمكن اتخاذها لمواجهة المخاطر؟
السؤال السادس: الى متى؟ متى يجب تحقيق هدف المشروع والأهداف الفرعية؟
عادة ما يطرح العميل هذا السؤال في وقت مبكر جدًا! وإلا، لم يتم توفيرها على الإطلاق، ولكنها تنص ببساطة على تاريخ انتهاء المشروع. يلعب موضوع الوقت دورًا رئيسيًا في المشروع. الخطوة الأولى في هذا الاطار هي تقسيم المشروع إلى فترات صعبة. تلعب المعالم أيضًا دورًا مهمًا كنقاط اختبار مهمة.
إذا لم يكن ذلك كافيًا ، يمكنك الانتقال إلى التخطيط التفصيلي: هنا يتم ترتيب حزم العمل بشكل منطقي ويتم منحها فترات زمنية.
أسئلة مفيدة
-ما هي مراحل المشروع المحددة تقريبيًا؟
-ما المعالم التي يجب الوصول إليها؟
-كيف يتم ترتيب حزم العمل؟
-كم من الوقت تستمر حزم العمل؟
السؤال الأخير كم؟ كم يكلف المشروع؟
إذا كان عامل "الوقت" يلعب بالفعل دورًا مهمًا؛ فإن عامل "المال" غالبًا ما يكون أكثر أهمية. وحيث أنه لا يوجد أحد لديه المال ليعطيه، فهذا أمر مفهوم تمامًا. بعد هذا التسلسل من الخطوات، يتم تحديد تكاليف المشروع كخطوة أخيرة على أساس الجدولة من خلال تخطيط الموارد ونفقاتها. ولكن من الناحية العملية، غالبًا ما يكون من السهل تحديد تكاليف المشروع أو ميزانية المشروع. ويجب التعامل مع هذه الميزانية - لذا فإن تخطيط التكلفة منطقي على أي حال.
أسئلة مفيدة
-ما هي الموارد اللازمة للمشروع؟
-كم تكلف الموارد؟
-ما مقدار الجهد الذي تسببه حزم العمل الفردية أو الموارد الفردية؟
-ما هي التكاليف الإجمالية الناتجة عن الاعتبارات؟
تشكل هذه الأسئلة السبعة خيطًا مشتركًا جيدًا جدًا من خلال تخطيط المشروع وتساعدك على عدم نسيان أي شيء. يعد طرح هذه الأسئلة مفيدًا بشكل خاص في بداية المشروع، عندما يكون التخطيط التقريبي هو الخطوة الأولى.
وإذا كنت ترغب في ملء هذا التسلسل بالحياة (أو الأساليب والأدوات الملموسة)، فيجب أن تكون متحمسًا لوضع الخطة الآن!
